DIGITAL OFFICE - mehr Zeit für das Wesentliche

Ich bin der Überzeugung, dass viele eine Menge neuer Skills im Umgang mit digitalen Formen der Zusammenarbeit entwickelt haben. 

Jetzt gilt es, die gemachten Erfahrungen mit der digitalen Transformation zu bewahren. Nutzen Sie dieses Fundament für neue effiziente Formen der Zusammenarbeit, fördern Sie agile Teamarbeit für mehr Flexibilität und bessere Kundenorientierung. Fördern Sie aktiv Innovationen auf der Basis einer modernen New Modern Work Strategie.

Dieser Artikel fokussiert das Element Technologie unsers Magischen Dreiecks der VUCA Überlebensstrategie.

 Herausforderungen

In diesem Blogartikel will ich mich gerne folgenden Herausforderungen widmen:

• Informationsflut versus Verfügbarkeit / Auffindbarkeit benötigter Informationen
• Wenn wir nur wüssten, was wir wissen ...
• Für jedes Projekt andere Apps – wer blickt da noch durch?
• Daten und Informationen verteilt auf verschiedenen Applikationen
• Agile Teams verselbständigen sich im Elfenbeinturm - sie verlieren die Zusammenhänge aus den Augen und arbeiten teilweise nebeneinander her
• Für jedes Problem eine Taskforce oder Arbeitsgruppe – Entscheider versinken im Tagesgeschäft und haben immer weniger Zeit für strategische Aufgaben

 Meine Empfehlungen

1. Ein begrenztes Pilotprojekt mit einer klaren Zielsetzung und einem Quick Win aufsetzen.
   
2. DIGITAL OFFICE für die Information, Kommunikation, Kollaboration, Dokumentation und Lessons Learned nutzen.
3. Projektlaufzeit 6 bis 12 Monaten und einer fachkompetenten externen Projektbegleitung
   
   Wer noch unsicher ist, der kann mit einem dedizierten kleineren Projekt beginnen.

Wichtig für die spätere Nutzenanalyse ist die komplette Projektabwicklung mit den DIGITAL OFFICE Werkzeugen (ergänzt um die spezifischen Fachanwendungen).

Für das Pilotprojekt empfehle ich die Nutzung einer cloudbasierten DIGITAL OFFICE Lösung. Das senkt den erforderlichen Vorbereitungs- und Investitionsaufwand für das Pilotprojekt auf ein must have. Gleiches gilt für den laufenden Aufwand während des Projektes.

Um was geht es genau? 

Transparenz und Konsolidierung 

Transparenz, Agilität und Nachvollziehbarkeit durch die Konsolidierung der Kommunikationskanäle und der Anzahl genutzter Apps für die Projektbegleitung und –arbeit auf eine zentrale Plattform.

Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus Kundenprojekten gehen nicht mehr verloren.

Das interne Mailaufkommen im Projekt wird um bis zu 80% gesenkt und schafft Freiräume für New Modern Work.

Hybride Arbeitsformen - Brücken bauen 

DIGITAL OFFICE ist als Webanwendung überall verfügbar. Ob im Büro, im Home-Office oder vor Ort beim Kunden DIGITAL OFFICE stellt ein bedarfsgerechtes arbeiten sicher.

Arbeitsprozesse und Informationsflüsse werden sichergestellt. Bringen Sie die Mitarbeiter vor Ort mit den Home-Office Mitarbeitern und denen im Büro zusammen auf einer Plattform. 

Mitarbeiter haben Gestaltungsfreiräume, um ihre Arbeit bestmöglich zu organisieren.

Hierarchie und agile Teams verbinden 

Hierarchie mit agiler Teamarbeit verbinden durch die Aufhebung des Silodenkens einerseits und der Integration der traditionellen Organisation andererseits.

Hierarchien haben ihre Daseinsberechtigung. Auch heute noch. Allein für sich genommen sind sie jedoch nicht mehr in der Lage den Anforderungen der VUCA Welt gerecht zu werden.

Sie müssen um agil arbeitende Teams ergänzt werden. Diese Schnellboote sind flexibel, wendig und schlagkräftig, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Die Technologie des DIGITAL OFFICE fördert die Verzahnung der Hierarchie mit den agilen Teams und bringt sie in ein ausgeglichenes Miteinander.

Das schafft Flexibilität und kurze Entscheidungswege.

 Was haben Sie davon?

 Zuversichtliche, motivierte Mitarbeiter

Moderne, innovative Arbeitsformen wirken nach innen und außen. Innerhalb des Unternehmens werden Entscheidungswege kürzer, unnötige Mehrarbeit und endlose Suchen nach erforderlichen Informationen gehören der Vergangenheit an. Das motiviert und schafft Arbeitszufriedenheit. Die Produktivität nimmt um bis zu 15% pro Mitarbeiter zu. Die Mitarbeiterfluktuation sinkt im Schnitt um 14%.

Im Außenverhältnis werden Arbeitgeber als innovativ und attraktiv von Bewerbern wahrgenommen.

Flexible Arbeitsformen - Synergie und Innovation 

Flexibilisierung der Arbeit die Mitarbeiter sehen, dass sie etwas bewegen können und damit auch den Sinn in ihrer Arbeit. Schnell auf Veränderungen reagieren zu können und wenn es sein muss auch mal vom Home-Office aus arbeiten zu können stellt Arbeitsprozesse sicher und vermeidet unnötige Verzögerungen.

Arbeiten wann und wo es sinnvoll und produktiv ist.

Expertise und Erfahrungen aus allen Unternehmensbereichen, Standorten und der Mitarbeiter vor Ort in einer zentralen Plattform vereinen. Dadurch werden Synergieeffekte und Innovationen gepusht. Die Innovationsrate steigt um bis zu 4% durch gelebte New Modern Work Konzepte. 

Hierarchie und agile Teams verbinden 

Durch die Verzahnung von Hierarchien und agiler Projektteams erhalten die Projektteams mehr Gestaltungsfreiräume und können flexibler und schneller auf geänderte Kundenanforderungen reagieren.

Agile Teams erhalten sich den Blick und die Verantwortung für die Gesamtzusammenhänge. Anstelle immer neuer Taskforces und Arbeitsgruppen unter Leitung der Abteilungs- oder Bereichsleiter übernehmen die Teams Gestaltungs- und Lösungsaufgaben.
Die Leitung gewinnt Freiräume für die Begleitung und ihre eigentlichen Kernaufgaben.

31% der Mitarbeiter sagen, dass mit einer DIGITAL OFFICE Lösung und einem konsequenten New Modern Work Konzept die Arbeitsergebnisse der Zusammenarbeit verbessert werden konnten.

 Detailliertes Vorgehen

IST-Analyse und Projektfestlegung 

1.  Das passende Pilotprojekt finden für einen DIGITAL OFFICE Einsatz
2. Ist eine Rentabilität zu erwarten?
3. Wie stehen die Chancen, belastbare Erfahrungen und übertragbare Ergebnisse zu gewinnen

Methoden: Business Coaching und Consulting

Zielfestlegung und KPIs 

1.  Evaluierung und Feinjustierung – Einschätzung der Entscheider und Teamleiter iterativ abklären
2. Ziele des Pilotprojektes nach SMART qualifizieren und KPIs festlegen

Kick-Off und Interne Projektspielregeln 

1.  Projekt-Kick-Off – digitale Transformation Projektteam begleiten / fördern
2. Projektdokumentation und Begleitung als Blau-Pause anlegen
3. Definition DONE und Wirkanalyse

Fazit und nächste Schritte 

DIGITAL OFFICE hilft die, während der Pandemie, auf den Weg gebrachten Digitalisierungsschritte zu festigen und einen dauerhaften Nutzen zu etablieren.

DIGITAL OFFICE kann klein begonnen werden und schrittweise entwickelt werden. Für die Weiterentwicklung dient unser Magisches Dreieck der VUCA Überlebensstrategie als Analyse- und Entwicklungstool.

Beginnen Sie mit der Festlegung und Qualifizierung eines ersten Pilotprojektes. Dieses Projekt sollte einen Quick Win bringen, um alle Beteiligten für die nächsten Projektschritte zu motivieren.

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